Come essere conformi al GDPR senza reparto IT: piccoli passi per le PMI

Sai come essere conformi al GDPR senza reparto IT aziendale? Se sei un imprenditore di una piccola o media impresa (PMI), probabilmente ti sei già chiesto se la tua attività rispetta le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati personali, in particolare il GDPR. Tuttavia, potresti sentirti sopraffatto dall’idea di dover affrontare complessi aspetti tecnici o di dover assumere un reparto IT dedicato, cosa spesso fuori portata per le PMI.

C’è però una buona notizia: essere conformi al GDPR non richiede necessariamente competenze tecniche avanzate o grandi investimenti. Infatti, esistono espedienti che consistono in piccoli passi concreti che puoi mettere in atto subito, anche senza un reparto IT dedicato e, magari, appoggiandoti a consulenti esterni.

Inoltre, sappi che potrai migliorare la sicurezza informatica e la tutela della privacy nella tua impresa, collegando i due aspetti. Insomma, essere conformi al GDPR è possibile anche con risorse limitate ottenendo comunque un vantaggio competitivo, migliorando la fiducia dei tuoi clienti e la reputazione della tua azienda.

Perché la privacy e la sicurezza sono strettamente connesse

Privacy e sicurezza sono concetti solo apparentemente distaccati. Prima di entrare nei dettagli pratici, è utile comprendere perché questi due concetti sono, in realtà, facce della stessa moneta. La privacy riguarda la protezione dei dati personali, ovvero l’assicurarsi che le informazioni relative ai tuoi clienti, fornitori o dipendenti siano trattate in modo corretto e rispettoso delle normative. La sicurezza informatica, invece, si concentra sulla protezione di questi dati, da accessi non autorizzati e attacchi informatici.

Se i dati sono raccolti e conservati senza adeguate misure di sicurezza, anche se hai buone intenzioni, rischi di violare il GDPR e di incorrere in sanzioni. Per esempio, un semplice attacco informatico può portare alla perdita di dati sensibili, causando danni economici e di reputazione. Per questo, migliorare la sicurezza informatica significa anche rispettare la privacy dei tuoi clienti e delle persone con cui lavori. È dovere (e obbligo) dell’azienda farlo.

Esempi pratici per la conformità al GDPR senza reparto IT

Se ancora non hai idea su come essere conformi al GDPR senza reparto IT aziendale ecco una serie di azioni concrete che puoi adottare per essere più vicino alla conformità.

Fai un inventario dei dati che raccogli e che conservi

Il primo passo fondamentale è sapere quali dati personali hai nella tua azienda. Può sembrare banale, ma molte PMI non hanno un quadro chiaro di tutte le informazioni che trattano. Fai un elenco dei tipi di dati raccolti: nomi, indirizzi, email, numeri di telefono, dati bancari, dati sensibili come quelli sanitari. Poi salvali in un luogo sicuro.

Ad esempio: crea un semplice documento Excel o un foglio Google in cui annoti dove vengono raccolti i dati (moduli online, cartacei, email), le finalità per cui ti servono quelle informazioni (finalità di marketing, gestione clienti, pagamenti, fornitori, ecc), le persone che hanno accesso e come vengono conservati quei file, ossia dove vengono salvati e archiviati (chiavetta, cloud, disco esterno, ecc). Questa mappa ti aiuterà a capire cosa devi proteggere e quali dati sono più sensibili.

Verifica e aggiorna le modalità di consenso

Il GDPR richiede che l’azienda abbia il consenso esplicito delle persone per trattare i loro dati, specialmente se si tratta di dati sensibili. Assicurati di avere moduli di consenso chiari e trasparenti, che spiegano perché raccogli i dati e come li utilizzi. Ad esempio, se invii delle newsletter periodiche, manda un messaggio ai destinatari chiedendo di riconfermare il consenso. Assicurati di conservare traccia delle risposte in modo che il consenso ricevuto sia “dimostrabile”.

Proteggi i dati con misure di base di sicurezza

Anche senza un reparto IT, la tua azienda potrebbe adottare semplici misure per proteggere i dati:

• Impiegare password complesse e uniche per ogni account e cambiarle periodicamente.
• Fare copie di sicurezza dei dati più importanti, preferibilmente su dispositivi o servizi cloud sicuri.
• Concedere l’accesso ai dati solo a chi ne ha realmente necessità.
• Mantenere aggiornati il sistema operativo e le applicazioni per proteggere i computer e le reti da eventuali attacchi in seguito a vulnerabilità note.

Ad esempio, molte imprese lavorano con un gestionale clienti: questo deve essere sicuramente sempre aggiornato e dovrebbe avere funzioni a tutela della sicurezza dei dati, ma non credere che questa “protezione” sia sufficiente.

Formazione per te e i tuoi collaboratori

Devi sapere che gli errori più comuni sono causati da comportamenti sbagliati o da poca consapevolezza derivante da una scarsa conoscenza dell’argomento cybersecurity. Ecco perché sarebbe molto utile riservare qualche ora per approfondire le informazioni e i regolamenti sulla privacy e sulla sicurezza informatica.

Ad esempio, potresti organizzare una riunione con i tuoi collaboratori e con le persone che hanno accesso ai dati sensibili per discutere di queste tematiche, spiegando l’importanza di non condividere password o di non aprire allegati sospetti. Ma soprattutto potresti avere un quadro di visione diverso, più allargato e consapevole per predisporre un piano di emergenza efficace.

Stabilisci procedure per la gestione delle violazioni dei dati

Nel caso in cui si verificasse un incidente (ad esempio, un’email di phishing o una perdita di dati), è necessario che in azienda qualcuno sappia come agire. Per tale motivo è prioritario stabilire delle procedure conosciute che possano essere applicate non appena si verifica l’evento.

• Come riconoscere una mail sospetta?
• Chi sono le persone da informare?
• Come va gestita la comunicazione verso costoro?
• Come si limitano i danni?
• Come si agisce davanti a una situazione sospetta?
• Come cambiare password e credenziali di accesso?
• Cosa fare quando si verifica un potenziale evento dannoso a livello informatico?

Queste sono solo delle indicazioni basilari che sono utili per agire nell’imminente, avendo la consapevolezza che un buon intervento immediato potrebbe salvaguardare la conservazione dei dati e minimizzare i danni conseguenti.

Valuta l’uso di strumenti semplici e affidabili

Esistono numerosi strumenti che aiutano a rispettare alcuni aspetti basilari di quanto espresso dal GDPR. Ci sono gestori di password, servizi di cloud storage che danno modo di conservare i dati in luoghi sicuri, sistemi di raccolta consensi al trattamento dei dati, piattaforme o suite come Google Drive che consentono di lavorare online incrementando la sicurezza.

Inoltre potresti anche valutare l’implementazione dell’autenticazione a due fattori e impostare in modo diverso gli accessi.

Come collegare la privacy e la sicurezza: un esempio pratico

Immagina di dover gestire un negozio di articoli sportivi o di abbigliamento con un database clienti che hai creato nel tempo raccogliendo dati come nominativi, indirizzi, numeri di telefono, email. Per rispettare il GDPR e proteggere i dati potresti generare un modulo online che inviti i clienti ad esprimere il loro consenso diretto al trattamento dei dati secondo le finalità commerciali (magari per predisporre l’invio di una newsletter). Inoltre dovresti realizzare un elenco in cui verranno riportate queste informazioni e conservarlo in luogo sicuro (magari un cloud come lo stesso Google Drive), il cui accesso sia protetto da credenziali forti e da autenticazione multifattore. Prevedi dei backup giornalieri e forma i tuoi dipendenti in merito all’importanza della conservazione sicura dei dati, illustrando loro una procedura basilare di azione in caso di attacco o di situazione sospetta.

In questo modo, hai migliorato la sicurezza dei dati e rispettato le norme sulla privacy, senza aver bisogno di un reparto IT.

Perché investire per essere conformi al GDPR

Anche se inizialmente potrebbe apparire come un problema, essere conformi al GDPR porta numerosi vantaggi all’azienda.

• Incremento della fiducia di fornitori, clienti e investitori
• Prevenzione delle sanzioni
• Riduzione dei rischi di attacco informatico
• Aumento della sicurezza informatica
• Maggiore dinamismo e reattività dell’azienda

Conclusione

Se sei un imprenditore di PMI e ti stai chiedendo come essere conformi al GDPR senza reparto IT aziendale sappi che è possibile. Basta adottare alcuni accorgimenti pratici e costanti. La chiave sta nel conoscere i dati che vengono trattati, proteggere le informazioni con misure di sicurezza semplici e mantenere una buona consapevolezza tra tutti i collaboratori. Ricorda che privacy e sicurezza sono concetti strettamente collegati: proteggere i dati significa anche rispettare le persone e la loro fiducia, conferendo all’azienda un valore aggiunto.

Puoi iniziare subito con queste azioni, migliorando progressivamente la tua conformità, anche grazie al supporto di chi ogni giorno opera professionalmente proprio in quest’ottica, come Cyber4you. In realtà, si tratta di creare una cultura della protezione dei dati all’interno della tua impresa, che porterà benefici duraturi e aiuterà a crescere in modo responsabile.

Contattaci per scoprire come essere conformi al GDPR senza reparto IT aziendale.